5. Einkauf
Die Kette
Ein Artikel ist bestellbar, sobald ihm ein Lieferant zugeordnet ist. Die Kette lautet: Lieferant → Bezugsquelle (dieser Lieferant verkauft diesen Artikel unter dieser Nummer zu diesen Konditionen) → Bestellung → Zugang ins Lager. Die ersten beiden richten Sie einmal ein; der Rest ist der tägliche Ablauf.
Lieferanten
Legen Sie jeden unter Lieferanten an: Kürzel, Name, die Währung, in der er abrechnet, eine typische Lieferzeit. Die Währung ist wichtig: Eine neue Bestellung bei diesem Lieferanten übernimmt sie als Vorgabe.
Bezugsquellen
Öffnen Sie bei jedem Kaufteil Sourcing (Bezugsquellen) und fügen Sie den Lieferanten mit seiner Artikelnummer hinzu – die auf die Bestellung kommt und auf dem Lieferschein steht –, dazu Preis, Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit. Die Verpackungseinheit lassen viele weg und bereuen es dann: Eine Schraube, die in Beuteln zu 100 verkauft wird, sollte das angeben, dann runden Bestellvorschläge auf ganze Beutel auf. Kennzeichnen Sie eine Bezugsquelle als preferred (bevorzugt); auf sie greift der Nachschub zurück.
Ein Artikel ohne Bezugsquelle erscheint nie unter Nachschub und kann nicht bestellt werden. Die Artikelseite weist darauf hin.
Meldebestände
Setzen Sie bei jedem Artikel, auf den Sie angewiesen sind, einen Mindestbestand (Kapitel 3). Er löst alles Folgende aus.
Nachschub
Die Nachschubseite listet jeden Artikel, der seinen Meldebestand erreicht oder unterschritten hat, abzüglich dessen, was bereits bestellt ist – sie mahnt also nicht wegen Ware, die am Dienstag eintrifft. Jede Zeile schlägt eine Menge vor: die Fehlmenge bis zum Höchstbestand (oder zum Mindestbestand), aufgerundet über Mindestbestellmenge und Verpackungseinheit der bevorzugten Bezugsquelle. Haken Sie an, was Sie wollen, und klicken Sie auf Create draft orders (Bestellentwürfe anlegen): ein Entwurf je Lieferant.
Die Bestellung
Eine Bestellung steht in der Währung des Lieferanten, mit einem beim Anlegen festgeschriebenen Wechselkurs – eine Kurstabelle gibt es nirgends; der Kurs ist eine Tatsache dieser Bestellung, wie der Preis. Fügen Sie Positionen hinzu (Preis und Artikelnummer des Lieferanten kommen aus der Bezugsquelle), tragen Sie die Umsatzsteuer als einen Betrag ein und setzen Sie den erwarteten Liefertermin.
Dann die Schranke: Ein Administrator genehmigt. Geld auszugeben ist eine andere Entscheidung als den Papierkram zu erledigen, und das System hält beides getrennt. Nach der Genehmigung sind die Positionen festgeschrieben – der Lieferant hat eine Kopie dessen, was Sie geschickt haben, also keine stillen Änderungen –, und Mark sent (als versendet markieren) hält fest, dass sie verschickt wurde.
Wareneingang
Wenn das Paket ankommt, öffnen Sie die Bestellung und wählen Receive goods (Wareneingang buchen): Position, Lagerort, Menge. Damit wird der Zugang mit Verweis auf die Position ins Journal geschrieben, der Positionspreis über den festgeschriebenen Kurs in Stückkosten in Firmenwährung auf dieser Bewegung umgerechnet und die Bestellung aktualisiert – teilweise eingegangen, bis jede Position da ist, dann eingegangen. Teillieferungen sind der Normalfall. Mehr einzubuchen, als bei einer Position offen ist, wird abgelehnt; hat der Lieferant zu viel geschickt, ist das ein Gesprächsthema und danach ein einfacher Zugang.
Eine Bestellung über ihrem erwarteten Liefertermin mit offenen Positionen erzeugt eine Aufgabe überfällig mit dem Namen des Lieferanten.
Von der Website eines Lieferanten
Wenn Sie im Shop eines Lieferanten bestellen und die Unterlagen hier haben wollen, ohne sie abzutippen, ordnet die API seine Artikelnummern Ihren zu und legt aus einer Liste von Positionen einen Entwurf an – ein Skript kann einen Digikey-Bestellexport mit einem Aufruf in eine Bestellung verwandeln. Genehmigen muss weiterhin ein Mensch.
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