5. Comprar
La cadena
Un artículo se puede pedir cuando tiene un proveedor asociado. La cadena es: proveedor → fila de aprovisionamiento (este proveedor vende este artículo, con este número y en estas condiciones) → pedido de compra → entrada en stock. Configura los dos primeros una vez; el resto es el ciclo diario.
Proveedores
Da de alta cada uno desde Suppliers (proveedores): código, nombre, la moneda en que factura y un plazo de entrega habitual. La moneda importa: un pedido nuevo a ese proveedor la toma por defecto.
Aprovisionamiento
En cada artículo comprado, abre Sourcing (aprovisionamiento) y añade el proveedor con su referencia (la que va en el pedido y aparece en el albarán), además del precio, el pedido mínimo y la unidad de embalaje. La unidad de embalaje es la que la gente se salta y luego lamenta: un tornillo que se vende en bolsas de 100 debe indicarlo, y así los pedidos sugeridos se redondearán a bolsas completas. Marca una fuente como preferred (preferida); es la que usa la reposición.
Un artículo sin fila de aprovisionamiento nunca aparece en la reposición y no puede ir en un pedido. La página del artículo lo indica.
Puntos de pedido
Pon un stock mínimo en cada artículo del que dependas (capítulo 3). Es el detonante de todo lo que sigue.
Reposición
La página de reposición lista cada artículo que está en su punto de pedido o por debajo descontando lo que ya está pedido, para que no insista con mercancía que llega el martes. Cada línea sugiere una cantidad: lo que falta hasta el máximo (o el mínimo), redondeado al alza según el pedido mínimo y la unidad de embalaje de la fuente preferida. Marca lo que quieras y pulsa Create draft orders (crear pedidos en borrador): un borrador por proveedor.
El pedido
Un pedido de compra va en la moneda del proveedor, con un tipo de cambio fijado en él al crearlo: no hay ninguna tabla de tipos; el tipo es un dato de ese pedido, igual que el precio. Añade líneas (el precio y su referencia se rellenan a partir del aprovisionamiento), escribe el IVA como una sola cifra y fija la fecha prevista.
Después, el control: un administrador lo aprueba. Comprometer dinero es una decisión distinta de hacer el papeleo, y el sistema las mantiene separadas. Una vez aprobado, las líneas quedan fijas (el proveedor tendrá una copia de lo que enviaste, así que nada de cambios a escondidas) y Mark sent (marcar como enviado) deja constancia de que salió.
Recepción
Cuando llega la caja, abre el pedido y pulsa Receive goods (recibir mercancía): línea, ubicación, cantidad. Eso escribe la entrada en el registro con referencia a la línea, convierte el precio de la línea con el tipo fijado en un coste unitario en la moneda de la empresa para ese movimiento, y actualiza el pedido: partially received (recibido parcialmente) hasta que entran todas las líneas, received (recibido) cuando entran. Las entregas parciales son lo normal. Se rechaza recibir más de lo que tiene pendiente una línea; si el proveedor envió de más, eso es una conversación y después una entrada sin pedido.
Un pedido que ha pasado su fecha prevista con líneas pendientes genera una tarea de retraso que indica el proveedor.
Desde la web de un proveedor
Si pides en la web de un proveedor y quieres tener el papeleo aquí sin volver a teclearlo, la API traduce sus referencias a las tuyas y crea un borrador a partir de una lista de líneas: un script puede convertir la exportación de un pedido de Digikey en un pedido con una sola llamada. Una persona sigue teniendo que aprobarlo.
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