5. Acheter
La chaîne
Un article est commandable lorsqu'un fournisseur lui est associé. La chaîne est la suivante : fournisseur → ligne d'approvisionnement (ce fournisseur vend cet article, sous cette référence, à ces conditions) → commande d'achat → entrée en stock. Mettez en place les deux premiers maillons une fois pour toutes ; le reste est la boucle quotidienne.
Fournisseurs
Ajoutez chacun d'eux depuis Suppliers (fournisseurs) : code, nom, devise de facturation, délai de livraison habituel. La devise compte : une nouvelle commande à ce fournisseur la reprend par défaut.
Approvisionnement
Sur chaque article acheté, ouvrez Sourcing (approvisionnement) et ajoutez le fournisseur avec sa référence — celle qui figure sur la commande et sur le bon de livraison — ainsi que le prix, la commande minimum et le conditionnement. Le conditionnement est le champ qu'on néglige et qu'on regrette ensuite : un boulon vendu par sachets de 100 doit l'indiquer, et les commandes suggérées seront alors arrondies au sachet entier. Marquez une source comme preferred (préférée) ; c'est celle que retient le réapprovisionnement.
Un article sans ligne d'approvisionnement n'apparaît jamais dans le réapprovisionnement et ne peut pas figurer sur une commande. La page de l'article le signale.
Points de commande
Renseignez le stock minimum de chaque article dont vous dépendez (chapitre 3). C'est le déclencheur de tout ce qui suit.
Réapprovisionnement
La page de réapprovisionnement liste chaque article qui a atteint ou dépassé à la baisse son point de commande, déduction faite de ce qui est déjà en commande — elle ne vous harcèle donc pas pour des marchandises qui arrivent mardi. Chaque ligne suggère une quantité : ce qui manque pour atteindre le maximum (ou le minimum), arrondi selon la commande minimum et le conditionnement de la source préférée. Cochez ce que vous voulez puis Create draft orders (créer des commandes en brouillon) : un brouillon par fournisseur.
La commande
Une commande d'achat est libellée dans la devise du fournisseur, avec un taux de change figé au moment de sa création — il n'existe aucune table de taux nulle part ; le taux est une donnée propre à cette commande, comme le prix. Ajoutez des lignes (le prix et la référence du fournisseur sont repris de l'approvisionnement), saisissez la TVA en un seul montant, indiquez la date prévue.
Vient ensuite le contrôle : un administrateur approuve. Engager de l'argent est une décision distincte de la préparation des documents, et le système les tient séparées. Une fois la commande approuvée, les lignes sont figées — le fournisseur conservera une copie de ce que vous avez envoyé, donc pas de modifications discrètes — et Mark sent (marquer comme envoyée) enregistre son envoi.
Réception
Quand le colis arrive, ouvrez la commande et choisissez Receive goods (réceptionner les marchandises) : ligne, emplacement, quantité. Cela inscrit l'entrée dans le registre en référence à la ligne, convertit le prix de la ligne au taux figé en un coût unitaire dans la devise de l'entreprise porté sur ce mouvement, et met à jour la commande — partiellement reçue tant que toutes les lignes ne sont pas arrivées, reçue ensuite. Les livraisons partielles sont le cas normal. Réceptionner plus que le reste dû d'une ligne est refusé ; si le fournisseur a envoyé un surplus, c'est l'objet d'une discussion, puis d'une simple entrée.
Une commande dont la date prévue est dépassée et dont des lignes restent dues crée une tâche en retard qui nomme le fournisseur.
Depuis le site d'un fournisseur
Si vous commandez sur le site d'un fournisseur et voulez retrouver les documents ici sans tout ressaisir, l'API fait correspondre ses références aux vôtres et crée un brouillon à partir d'une liste de lignes — un script peut transformer l'export d'une commande Digikey en commande en un seul appel. Un humain doit toujours approuver.
Suite : le bureau d'études.