4. Bestand erfassen und richtig halten

Das Journal

Jede Änderung jeder Menge ist eine Bewegung: ein Artikel, ein Lagerort, eine vorzeichenbehaftete Menge, eine Art, wann, wer. Bewegungen werden nie bearbeitet und nie gelöscht. Eine falsche Bewegung wird durch eine weitere, gegenläufige korrigiert. Die verfügbaren Bestände, die Sie überall sehen, sind eine zwischengespeicherte Summe des Journals, und wenn beide je voneinander abweichen, gilt das Journal und der Cache wird neu aufgebaut.

Das ist keine Bürokratie. Es ermöglicht Ihnen, in einem Jahr noch zu beantworten, „wo diese zwölf Lager geblieben sind“ – und es ist die Disziplin der Datengenauigkeit, auf die MRP angewiesen ist, durchgesetzt durch die Struktur statt durch gute Vorsätze.

Anfangsbestand

Der saubere Weg: für jeden Artikel und Lagerort eine Inventur-Bewegung mit dem, was Sie gezählt haben. Eine Inventur setzt den Zählstand; die Bewegung, die sie erfasst, ist die Differenz vom Buchbestand (am Anfang null) zu Ihrer Zahl. Gehen Sie Lagerort für Lagerort über das Bewegungsformular vor, oder buchen Sie Mengen gesammelt zu, wenn Sie sich ihrer sicher sind.

Im Alltag

Was Sie getan haben	Was Sie erfassen
Eine Lieferung zu einer Bestellung ist eingetroffen	Receive goods (Wareneingang buchen) auf der Bestellung – nicht das Bewegungsformular. Das bucht den Bestand zu und schließt die Position
Eine Lieferung ohne Bestellung ist eingetroffen	Zugang über das Bewegungsformular
Teile für einen Auftrag ohne Fertigungsauftrag entnommen	Abgang
Eine Kiste in ein anderes Regal gestellt	Umlagerung – zwei verknüpfte Bewegungen, ab und zu
Etwas weggeworfen	Ausschuss
Ein Regal gezählt	Inventur
Einen Fehler gefunden, den Sie erklären können	Korrektur, mit dem Grund in den Notizen

Eine Bewegung, die einen Lagerort unter null bringen würde, wird abgelehnt. Das ist Absicht: Es heißt, dass der Zählstand schon vorher falsch war, und die Antwort ist eine Inventur, kein negativer Bestand.

Richtig halten

Zählen Sie wenig, aber oft. Wählen Sie jede Woche ein paar Lagerorte – die mit hohem Umschlag öfter – und erfassen Sie Inventuren. Die Bewegungsliste zeigt jede Korrektur mit dem, der sie vorgenommen hat; das ist zugleich ein Prüfpfad und ein Weg, ein Regal zu bemerken, das immer falsch ist.

Führen Sie ab und zu den Abgleich aus (mrp inventory reconcile), um die zwischengespeicherten Summen gegen das Journal zu prüfen. Er sollte null Abweichung melden; tut er das einmal nicht, ist das ein Fehler, den Sie melden sollten, keine Zahl, die Sie korrigieren sollten.

Chargen und Seriennummern

Mancher Bestand muss unterscheidbar sein. Eine Charge ist eine Menge mit gemeinsamer Geschichte: ein Fass Harz, eine Kiste Lager aus einem Fertigungslos, eine Partie Pulverlack mit Verfallsdatum. Eine Seriennummer ist eine Charge aus genau einer Einheit: ein Rahmen, eine Steuerplatine, das Fertigerzeugnis. Stellen Sie auf der Bearbeitungsseite eines Artikels das Feld Tracking (Rückverfolgung) ein; von da an nennt jede Bewegung, welche Charge oder Einheit bewegt wurde.

Die Planung ändert sich nicht. MRP plant in Mengen: vier Rahmen bis zum 20., nicht welche vier. Chargen und Seriennummern kommen erst ins Spiel, wenn Bestand physisch bewegt wird, und das Einzige, was die Planung daraus lernt, ist: Eine abgelaufene Charge ist kein Zugang.

Was die Rückverfolgung von Ihnen verlangt:

Beim Zugang muss der Bestand seine Charge oder seine Seriennummern nennen: beim Wareneingang einer Bestellung, im Bewegungsformular und beim letzten Arbeitsgang eines Fertigungsauftrags für das, was er hergestellt hat. Neue Kennungen werden zu neuen Chargen; jede hat eine Seite und ein druckbares Etikett.
Beim Abgang wird der Bestand eines chargengeführten Artikels in der Reihenfolge des Alters entnommen, sofern Sie die Charge nicht nennen: zuerst Bestand ohne Charge (er war schon vor Beginn der Rückverfolgung da), dann die Charge, die am frühesten verfällt. Eine abgelaufene Charge wird nur entnommen, wenn sie genannt wird. Die Seriennummern eines seriennummerngeführten Artikels werden nie geraten: Sobald sein Bestand ohne Seriennummer aufgebraucht ist, fragen Entnahme, Versand oder Fertigung nach ihnen, eine je Einheit. Welche Einheit wohin ging, ist ja gerade der Zweck.

Was sie Ihnen bringt, ist die Rückverfolgung, direkt aus dem Journal gelesen. Ein Fertigungsauftrag, der die Gabel RS35-77141 verbraucht und das Fahrrad T29C-M-0207 hergestellt hat, verknüpft beide; folgen Sie den Verknüpfungen nach unten (was steckt in diesem Fahrrad?) oder nach oben (welche Fahrräder und welche Kunden haben Gabeln aus dieser Charge bekommen?). Die Chargenseite zeigt beides. Die Rückverfolgung gilt je Fertigungsauftrag: Ein Auftrag, der drei Fahrräder hergestellt hat, verknüpft jedes mit allem, was er verbraucht hat. Für einen exakten Bauzustand fertigen Sie serialisierte Produkte einzeln je Auftrag.

Wann rückverfolgen

Verfolgen Sie einen Artikel zurück, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

Wenn er versagt, müssten Sie wissen, welche fertigen Einheiten betroffen sind.
Jemand von außen fragt danach: ein Kunde, ein Versicherer, eine Behörde, ein Sammler.
Er hat eine Haltbarkeit: Harz, Klebstoff, Batterien. Chargenweise, mit Verfallsdaten.
Seine Qualität schwankt von Charge zu Charge: Filament, Lack, eine Leiterplattenfertigung. Chargenweise.
Eine einzelne Einheit hat eine eigene Identität: Sie wird einzeln geprüft, konfiguriert, repariert oder getauscht. Nach Seriennummer.

Lassen Sie ihn ohne Rückverfolgung, wenn er billig und austauschbar ist: Ist eine M4-Schraube schlecht, tauschen Sie alle aus. Die Kosten der Rückverfolgung liegen nicht in der Software, sondern in der Werkstatt: ein Scan bei jeder Bewegung, für immer. Verfolgen Sie zu viel zurück, scannen die Leute das nächstbeste Etikett. Ein vernünftiger Anfang: Seriennummern für das Fertigerzeugnis und einige wichtige Baugruppen, Chargen für Material mit Chargen- oder Verfallsrisiko, nichts für alles andere.

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