4. Constituer le stock, et le garder juste
Le registre
Chaque modification de chaque quantité est un mouvement : un article, un emplacement, une quantité signée, un type, une date, un auteur. Les mouvements ne sont jamais modifiés ni supprimés. Un mouvement erroné est corrigé par un autre, de sens inverse. Les disponibles que vous voyez partout sont un total du registre mis en cache, et si les deux divergent un jour, c'est le registre qui fait foi et le cache est reconstruit.
Ce n'est pas de la bureaucratie. C'est ce qui vous permet de répondre, dans un an, à la question « où sont passés ces douze roulements » — et c'est la discipline d'exactitude des enregistrements dont dépend la MRP, imposée par la structure plutôt que par les bonnes intentions.
Stock initial
La méthode propre : pour chaque article et chaque emplacement, un mouvement d'inventaire avec ce que vous avez compté. Un inventaire fixe la quantité ; le mouvement qu'il enregistre est l'écart entre le chiffre comptable (zéro, au départ) et votre chiffre. Procédez emplacement par emplacement depuis le formulaire de mouvement, ou faites entrer des quantités en masse si vous en êtes sûr.
Au quotidien
| Ce que vous avez fait | Ce qu'il faut enregistrer |
|---|---|
| Une livraison est arrivée sur une commande | Receive goods (réceptionner les marchandises) sur la commande d'achat — pas le formulaire de mouvement. Cela fait entrer en stock et solde la ligne |
| Une livraison est arrivée sans commande | Une entrée sur le formulaire de mouvement |
| Vous avez pris des articles pour un travail sans ordre de fabrication | Une sortie |
| Vous avez déplacé une boîte sur une autre étagère | Un transfert — deux mouvements liés, une sortie et une entrée |
| Vous avez jeté quelque chose | Un rebut |
| Vous avez compté une étagère | Un inventaire |
| Vous avez trouvé une erreur que vous savez expliquer | Un ajustement, avec la raison dans les notes |
Un mouvement qui ferait passer un emplacement sous zéro est refusé. C'est voulu : cela signifie que la quantité était déjà fausse, et la réponse est un inventaire, pas un stock négatif.
Le garder juste
Comptez peu, mais souvent. Choisissez quelques emplacements par semaine — ceux à forte rotation plus souvent — et enregistrez des inventaires. La liste des mouvements montre chaque correction avec son auteur, ce qui constitue à la fois une piste d'audit et un moyen de repérer une étagère toujours fausse.
De temps en temps, lancez la réconciliation (mrp inventory reconcile) pour vérifier les totaux mis en cache par rapport au registre. Elle doit signaler un écart nul ; si ce n'est pas le cas, c'est un bogue à signaler, pas un chiffre à corriger.
Lots et numéros de série
Certains stocks doivent pouvoir être distingués. Un lot est un ensemble qui partage un même historique : un fût de résine, une boîte de roulements issus d'une même série de production, un lot de peinture en poudre avec une date de péremption. Un numéro de série est un lot d'une seule unité : un cadre, une carte contrôleur, le produit fini. Réglez le champ Tracking (suivi) d'un article sur sa page de modification ; dès lors, chacun de ses mouvements indique quel lot ou quelle unité a bougé.
La planification ne change pas. La MRP planifie en quantités : quatre cadres pour le 20, pas lesquels. Les lots et numéros de série n'interviennent que lorsque le stock bouge physiquement, et la seule chose que la planification en retient, c'est qu'un lot périmé n'est pas un approvisionnement.
Ce que le suivi vous demande :
- À l'entrée, le stock doit indiquer son lot ou ses numéros de série : à la réception d'une commande d'achat, sur le formulaire de mouvement, et à la dernière opération d'un ordre de fabrication pour ce qu'il a produit. Les nouveaux codes deviennent de nouveaux lots ; chacun a sa page et une étiquette imprimable.
- À la sortie, le stock d'un article suivi par lot est prélevé du plus ancien au plus récent, sauf si vous nommez le lot : d'abord le stock sans lot (présent avant le début du suivi), puis le lot dont la péremption est la plus proche. Un lot périmé n'est jamais prélevé s'il n'est pas nommé. Les numéros de série d'un article suivi par numéro de série ne sont jamais devinés : une fois épuisé son stock sans numéro de série, toute sortie, expédition ou fabrication qui l'utilise les demande, un par unité. Savoir quelle unité est allée où, c'est tout l'intérêt.
Ce qu'il vous apporte, c'est la traçabilité, lue directement dans le registre. Un ordre de fabrication qui a consommé la fourche RS35-77141 et produit le vélo T29C-M-0207 relie les deux ; suivez les liens vers le bas (qu'y a-t-il dans ce vélo ?) ou vers le haut (quels vélos, et quels clients, ont reçu des fourches de ce lot ?). La page du lot montre les deux. La traçabilité se fait par ordre de fabrication : un ordre qui a produit trois vélos relie chacun d'eux à tout ce qu'il a utilisé. Pour un dossier de fabrication exact, fabriquez les produits suivis par numéro de série un par ordre.
Quand suivre
Suivez un article lorsque l'une de ces conditions est remplie :
- S'il était défaillant, vous auriez besoin de savoir quelles unités finies sont concernées.
- Quelqu'un d'extérieur le demande : un client, un assureur, une autorité de réglementation, un collectionneur.
- Il a une durée de conservation : résine, colle, batteries. Suivez-le par lot, avec des dates de péremption.
- Sa qualité varie d'un lot à l'autre : filament, peinture, une série de fabrication de circuits imprimés. Suivez-le par lot.
- Une unité a sa propre identité : elle est testée, configurée, réparée ou échangée individuellement. Suivez-la par numéro de série.
Ne le suivez pas s'il est bon marché et générique : si une vis M4 est défectueuse, vous les remplacez toutes. Le coût du suivi n'est pas dans le logiciel mais dans l'atelier : un scan à chaque mouvement, pour toujours. Suivez trop de choses et les gens scanneront l'étiquette la plus proche. Un point de départ raisonnable : des numéros de série pour le produit fini et quelques ensembles clés, des lots pour les matières présentant un risque lié au lot ou à la péremption, rien pour tout le reste.
Suite : les achats.