4. Dar de alta el stock y mantenerlo fiel
El registro
Cada cambio en cada cantidad es un movimiento: un artículo, una ubicación, una cantidad con signo, un tipo, cuándo y quién. Nunca se editan ni se borran. Un movimiento erróneo se corrige con otro de signo contrario. Las cifras de disponible que ves por todas partes son un total en caché del registro, y si alguna vez no coinciden, gana el registro y la caché se reconstruye.
Esto no es burocracia. Es lo que te permite responder, dentro de un año, «¿dónde fueron a parar esos doce rodamientos?», y es la disciplina de exactitud de registros de la que depende MRP, impuesta por la estructura y no por las buenas intenciones.
Stock inicial
La forma limpia: para cada artículo y ubicación, un movimiento de inventario con lo que has contado. Un inventario fija el recuento; el movimiento que registra es lo que haga falta para pasar de la cifra contable (cero, al principio) a tu número. Hazlo ubicación por ubicación desde el formulario de movimiento, o da entrada a cantidades en bloque si estás seguro de ellas.
El día a día
| Lo que hiciste | Qué registrar |
|---|---|
| Llegó una entrega de un pedido | Receive goods (recibir mercancía) en el pedido de compra, no en el formulario de movimiento. Da entrada al stock y cierra la línea |
| Llegó una entrega sin pedido | Entrada en el formulario de movimiento |
| Cogiste artículos para un trabajo sin orden de fabricación | Salida |
| Moviste una caja a otra estantería | Traslado: dos movimientos enlazados, salida y entrada |
| Tiraste algo | Desecho |
| Contaste una estantería | Inventario |
| Encontraste un error que puedes explicar | Ajuste, con el motivo en las notas |
Se rechaza un movimiento que dejaría una ubicación por debajo de cero. Es una virtud: significa que el recuento ya estaba mal, y la respuesta es un inventario, no un negativo.
Mantenerlo fiel
Cuenta poco y a menudo. Elige unas cuantas ubicaciones por semana (las de más movimiento con más frecuencia) y registra inventarios. La lista de movimientos muestra cada corrección y quién la hizo, lo que sirve a la vez de pista de auditoría y de forma de detectar una estantería que siempre está mal.
De vez en cuando, ejecuta la conciliación (mrp inventory reconcile) para contrastar los totales en caché con el registro. Debería informar de cero desviaciones; si alguna vez no es así, es un error que hay que comunicar, no un número que haya que arreglar.
Lotes y números de serie
Hay stock que necesita distinguirse. Un lote es una partida que comparte una misma historia: un bidón de resina, una caja de rodamientos de una misma tanda de producción, una partida de pintura en polvo con fecha de caducidad. Un número de serie es un lote de exactamente una unidad: un cuadro, una placa controladora, el producto terminado. Fija el Tracking (trazabilidad) de un artículo en su página de edición y, a partir de entonces, cada movimiento suyo dice qué lote o qué unidad se movió.
La planificación no cambia. MRP planifica en cantidades: cuatro cuadros para el día 20, no cuáles cuatro. Los lotes y los números de serie solo aparecen cuando el stock se mueve físicamente, y lo único que la planificación aprende de ellos es que un lote caducado no es suministro.
Lo que te pide la trazabilidad:
- Al entrar, el stock tiene que indicar su lote o sus números de serie: al recibir un pedido de compra, en el formulario de movimiento, y en el último paso de una orden de fabricación para lo que fabricó. Los códigos nuevos se convierten en lotes nuevos; cada uno tiene una página y una etiqueta imprimible.
- Al salir, el stock de un artículo con lotes se toma del más antiguo primero salvo que indiques el lote: primero el stock sin lote (estaba ahí antes de empezar la trazabilidad) y después el lote que antes caduque. Un lote caducado nunca se toma salvo que se indique. Los números de serie de un artículo con número de serie nunca se adivinan: cuando se acaba su stock sin número de serie, darle salida, enviarlo o fabricar con él pide los números, uno por unidad. Saber qué unidad fue a dónde es precisamente la cuestión.
Lo que te da es la traza, leída directamente del registro. Una orden de fabricación que consumió la horquilla RS35-77141 y fabricó la bicicleta T29C-M-0207 enlaza ambas; sigue los enlaces hacia abajo (¿qué lleva esta bicicleta?) o hacia arriba (¿qué bicicletas, y qué clientes, recibieron horquillas de esta partida?). La página del lote muestra las dos cosas. La traza es por orden de fabricación: una orden que fabricó tres bicicletas enlaza cada una con todo lo que usó. Para un registro exacto de cómo se fabricó cada unidad, fabrica los productos con número de serie de uno en uno por orden.
Cuándo aplicar trazabilidad
Aplica trazabilidad a un artículo cuando se cumpla una de estas condiciones:
- Si fallara, necesitarías saber qué unidades terminadas están afectadas.
- Alguien de fuera lo pregunta: un cliente, una aseguradora, un organismo regulador, un coleccionista.
- Tiene vida útil limitada: resina, adhesivo, baterías. Trazabilidad por lote, con fechas de caducidad.
- Su calidad varía de una partida a otra: filamento, pintura, una tanda de fabricación de PCB. Trazabilidad por lote.
- Cada unidad tiene identidad propia: se prueba, se configura, se repara o se sustituye individualmente. Trazabilidad por número de serie.
Déjalo sin trazabilidad cuando sea barato y genérico: si un tornillo M4 sale malo, los cambias todos. El coste de la trazabilidad no está en el software sino en la planta: un escaneo en cada movimiento, para siempre. Si rastreas demasiado, la gente acaba escaneando la etiqueta que tenga más a mano. Un comienzo sensato: números de serie para el producto terminado y algunos conjuntos clave, lotes para los materiales con riesgo de partida o de caducidad, y nada para todo lo demás.
Siguiente: comprar.